Събития – Да или Повече никога?

8 важни стъпки при организирането на събития

Всеки от нас носи повече от една диня под мишница в натовареното си служебно ежедневие, но когато говорим за организирането на събития, липсата на структуриран и добре планиран подход буквално може да ни хвърли в полето на неузрели плодове от денонощен и изтощителен труд.

Но наистина ли е толкова страшно?

Предизвикателно е със сигурност, но също така е творческо и забавно. Дори в театър човек не може да изиграе толкова много роли колкото един организатор на събития – сценарист, анализатор, координатор, аниматор, посредник, дизайнер, келнер, хамалин и т.н. Важно е да се следват определени стъпки и така ще сме подготвени за всички изненади, които неминуемо се случват в най-неочаквания и неподходящ момент. А ако може да разчитаме на проверени във времето екипи и локации, събитието ще е песен.

Стъпка 1: Каква е темата на събитието?

Целият замисъл трябва да е подчинен на тази водеща тема. Тя поражда след себе си идеи, обединява детайлите в едно голямо цяло и прави уникално всяко събитие, независимо какво е – бизнес закуска, конференция, коктейл, тиймбилдинг, фирмено парти и т.н. Важно е идеите да са съобразени с конкретните ни цели и аудиторията, която очакваме.

Стъпка 2: Какви са целите ни?

Какво искаме да постигнем, покажем, на кого и с какви средства. Ако ще представяме продукт например, необходим ни е лектор, който да демонстрира умело и уверено техническите параметри и клиент, който да даде реалния бизнес казус със съответните предизвикателства и ползи. Ако е среща на екипа и представяне на резултати, може да се помисли и за мотивационен
лектор. Корпоративните партита пък имат други цели – общуване в по-неформална среда на гостите, било то служители, клиенти или партньори. Важно е да знаем каква е целевата ни аудитория, по какви начини ще я достигнем и колко гости очакваме да посетят събитието ни.

Стъпка 3: Екип

Ние може да сме главен организатор на събитието, но имаме нужда от екип в и извън организацията с ясно поети ангажименти и дефинирани роли. Например, кой ще отговаря за предоставяне на списък с клиенти за канене – формат и срок; кой ще го подготви, разпространи и прозвъни поканените; кои са колегите, с които ще подготвим представянето на съответните отдели/цели/продукти; кои са колегите, които ще имат помощна роля в деня на събитието – да отговарят за техниката, да следят за програмата, да украсят и подготвят залата, да знаят към кого да се обърнат при проблеми на място (а такива ситуации винаги възникват) и т.н. Ако работим с външна агенция, там ролите също се разпределят по функции. И в двата случая обаче, независимо дали разчитаме само на вътрешен ресурс или на външна агенция, трябва да знаем с кого работим и до каква степен може да разчитаме на опита и отзивчивостта им.

Стъпка 4: Бюджет

Задължително е да знаем с какви финансови параметри разполагаме – те са пряко свързани с избора на локация за събитието ни (наем на зала, кетъринг, техника) и други, изискващи бюджет екстри като гост-лектори, хостеси, печатни материали, сувенири и т.н.

Стъпка 5: Избор на локация

В зависимост от темата, целите, бюджета и аудиторията, избираме най-подходящото място за събитието ни. Важно е да се търси баланс между желанието да сме оригинални с това какво искаме да постигнем и с какъв бюджет разполагаме. Ако събитието се случва на нестандартно място като производствено хале например, там често може да развихрим въображението си, но пък всичко трябва да се внася отвън (техника, храна, екип) и това често е непосилен за бюджета ни разход. В ресторант, клуб или бар винаги е по-уютно, но е по-подходящо за компактна аудитория и често се налага да разчитаме на външен доставчик за техниката. Хотелите обикновено предлагат пакетна оферта с включени наем на зала, техника, храна и екип, който да отговаря всичко да се
прави качествено и в срок.

Стъпка 6: Логистика

Кой, какво, кога и къде трябва да осигури. Залата – подредба и зареждане според програмата и аудиторията, налага ли се реорганизация на даден етап, колко време ще отнеме, кой ще го свърши и т.н. Техниката – да е тествана предварително, за да има време за реакция в случай на проблем. Храната – количество, качество и вид – да е съобразена със сценария на събитието, с броя на гостите (по-добре да е повече, но не по-малко), винаги да се заложи и вегетарианско меню. Позициониране на място – банери; храна – ако е бюфет, а не фиксирано меню, да има няколко места за храна и напитки, за да не стават опашки; указателни табели – в коя зала какво се случва, места за храна, места за срещи и почивка; щандове – ако има партньори и т.н.

Стъпка 7: Маркетинг и реклама

Включване на офлайн и онлайн канали ще донесе публичност, аудитория и дългосрочни ползи. Важно е дизайнът на печатните и електронни материали за събитието да е консистентен, да говори за качеството на бранда, да е с ясни послания и да отговоря на конкретните цели. Дори да не ползваме външна агенция, може да намерим достатъчно канали и средства да разкажем за нашето събитие с подходящ тон и визия– информация в нашите канали, споделени постове в социални канали от колеги, гост –лектори, партньори на събитието и мястото на провеждането му. Ако сме в хотел например, снимка на екипа в процеса на подготовка няма да е толкова интересен за публиката, докато live видео от важен момент по време на събитието, отбелязване на ключови хора ще бъде само в наша полза.

Стъпка 8: Организация

Ключът за успешното ни събитие е в организацията – преди всичко в собствената ни и след това на свързаните с нас екипи. И накрая да обобщим с няколко думи – подходящо място, достатъчно време за подготовка, опитен екип, конкретни цели и перфектна организация са ключовите фактори, които ще направят успешно събитието ни в рамките на дадения ни бюджет. Успех!